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同窓会館で同期会を開催するマニュアルページ

【あなた方の同期会を同窓会館で開催する方法と手順】リーズナブルに長時間すごく楽しい同期会が開催できます。

まず最初に、同期の幹事5名以上に声掛けをして盛り上がりましょう。

(1)目標にする同期会の日程を決めましょう。

余裕を持って、3ヶ月以上先にしましょう。同窓会館に日時を予約しましょう。メールか電話などで。 事務局の業務日は週2日、月曜日と水曜日の午前10時から午後4時までです。 (ただし、祝日と年末年始ならびに学校行事の都合で休むことがあります。) 同窓会館使用にあたり会館運営協力金が2000円/午前中〜6000円/日が必要になります。

(2)同期会開催時間はたっぷり取れます。

たとえば、朝10時ごろから準備をし、夕方17時くらいまでの同期会なども可能です。 当日少しだけなら都合をつけることができる方も出席できます。

(3)予算を決める。

同窓会館で行う場合は会費3,000円/人ほどで十分可能です。誰でも出席のしやすい会費です。

(4)同期生に連絡しましょう。同期の名簿を調べましょう。

同窓会館に連絡をして、都合の良い日に幹事さんが同窓会館に訪問。同期の名簿を手続きに応じて取得しましょう。
必ず免許証などの身分証明証、印鑑などご用意ください。
その後、メール、ラインアドレスなどがわかる同期生には手分けして案内、出欠確認をしてください。
住所しかわからない同期生には、往復はがきを使用し、案内、出欠確認を取ってください。
恩師の連絡先は、同窓会館でわかる場合もあります。

(5)飲み物と食べ物を準備しましょう。

自分達で調達して持ち込むことができます。
同窓会館まで運んでいただける業者さんもございます。
同窓会館に相談してください。
不足分は幹事さんが近くにあるスーパーでも購入できます。
宅配ピザなども運んでいただけます。
尚、防火上、調理の火気は一切使用できません。
リーズナブルにたっぷりと楽しめる同期会が同窓会館では可能です。

(6)楽しい同期会の開催当日のお約束を守りましょう。

下記の約束事項を必ず守ってください。守れない場合は、必要な反則金として諸経費をいただく場合があります。また、以後の同期会はお断りすることがあります。

約束事項
  • )鍵の管理をしっかりとお願いします。
  • )「来たときよりも美しく」の精神できれいに掃除、整理整頓をして終了してください。
    *お手数ですが、ゴミは、全て持ち帰っていただきます。
  • )トイレもきれいに掃除してください。
  • )タバコは校内禁煙です。校外に出て公園などでマナーを守って、マイポケット灰皿を使用して、 喫煙してください。
  • )学校内であることを自覚して、酔って、暴れたり、大声を出すことはやめましょう。 また、現役高校生に接触しないでください。その他、自覚を持って、一般常識上、不適切と思われる 行為はしないでください。学校や近隣からの苦情が発生すると、今後同窓会館での同期会ができなく なる可能性もございます。十分にご注意ください。

(7)幹事の役割分担を決めましょう。

約束事項の観点から、下記の役割分担が必要になると思います。
当日までに幹事を増やしましょう。
総括責任者           1名
(会館使用の終了後、報告並びに鍵の返却処理までの全実行責任者)
会計担当            2名
出欠集計担当          1名
食事準備担当          2名
風紀委員担当          3名以上
最終掃除整理ゴミ確認担当責任者 1名
(作業は全員で行うなどよろしくお願いします)

六の花会同窓会館使用上の注意点

事務局の業務日
月曜日と水曜日の午前10時から午後4時までに、電話でご連絡ください。
(ただし、祝日と年末年始ならびに学校行事の都合で休むことがあります。)
同期の名簿閲覧手続き
同期会の開催を目的とする場合に限り別途定める手続きにより、同期名簿の複製を提供できます。
同期会を行う部屋は、六の花会同窓会館の2階会議室を使用されれば飲食ができます。
ただし、未成年の飲酒・喫煙は禁止。車両の運転をされる方は絶対に飲酒禁止ですね。
飲酒を薦めてはいけません。
また、飲酒をあまり経験されていない方に飲酒を強要しないことです。急性アルコール中毒の危険性があります。
また、各責任者の方は管理を怠ることがない程度に飲酒されますようにお願い致します。
港高等学校校内は、すべての場所で禁煙となっています。
会館運営協力金
会議室の例
午前中(9〜12時)の場合は、       2,000円
午後(1〜5時)、夜(6〜9時)の場合は、各3,000円
一日(午前9時〜午後9時)の場合は、    6,000円
お支払日は使用日直近の月曜日か水曜日にご来館いただき、使用申請書の記入とともにお支払いいただきます。
同期会開催責任者の名簿を提出お願いします。
例えば、
総括責任者           1名
(会館使用の終了後、報告並びに鍵の返却処理までの全実行責任者)
会計担当            2名
出欠集計担当          1名
食事準備担当          2名
風紀委員担当          3名以上
最終掃除整理ゴミ確認担当責任者 1名
六の花会同窓会館(府立港高等学校校内での禁止事項を含みます)
会館会議室使用の約束事項
�)鍵の管理をしっかりとお願いします。
 使用申請書の記入、会館運営協力金のお支払いの後、鍵をお渡します。
 鍵の返却は、外扉横の郵便受けに入れてくだされば結構です。
�)「来たときよりも美しく」の精神できれいに掃除、整理整頓をして終了してください。   *お手数ですが、ゴミは、全て持ち帰っていただきます。
   (同窓会館使用管理用チェックシートの各項目を点検チェック記入し、
    提出していただきます。)
�)トイレもきれいに掃除してください。
�)タバコは校内禁煙です。校外に出て公園などでマナーを守って、マイポケット灰皿を使用  して、 喫煙してください。
�)学校内であることを自覚して、酔って、暴れたり、大声を出すことはやめましょう。
  また、校舎内に入ったり、現役高校生に接触しないでください。
  その他、自覚を持って、一般常識上、不適切と思われる 行為はしないでください。
  学校や近隣からの苦情が発生すると、今後同窓会館での同期会ができなくなる可能性も
  ございます。十分にご注意ください。
�)冷蔵庫は使用できません。 また、防火上、調理の火気は一切使用できません。
  お湯を沸かすことだけはできます。

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